کنار شناسنامه یک تجهیز، سه فایل با نام‌های مشابه وجود دارد: کاتالوگ اولیه، نقشه اصلاح‌شده و نسخه‌ای که دیروز دریافت شده است. کدام فایل باید مبنای تصمیم امروز باشد؟ جدیدترین تاریخ بارگذاری به‌تنهایی پاسخ نمی‌دهد؛ ممکن است فایل تازه، نسخه قدیمی یک مدرک یا سند مربوط به مدل دیگری باشد.
مدیریت نسخه مدارک یعنی سازمان بتواند هویت سند، سابقه تغییر و نسخه منتخب برای استفاده را از هم تشخیص دهد. نرم‌افزار باید این رابطه را روشن کند، نه اینکه صرفاً محل ذخیره فایل باشد.
سند و نسخه فایل دو هویت متفاوت‌اند
یک سند می‌تواند چند نسخه داشته باشد. عنوان و موضوع سند پیوند میان آن‌ها را نشان می‌دهد، اما محتوای هر نسخه ممکن است متفاوت باشد. جایگزینی فایل قبلی با فایل تازه، بدون حفظ سابقه، امکان بازسازی تصمیم گذشته را از بین می‌برد.
در طراحی نرم‌افزار باید بتوان پرسید: این تصمیم بر اساس کدام نسخه گرفته شد؟ اگر فقط نام فایل ذخیره شده باشد و محتوای آن بعداً تغییر کند، پاسخ قابل اتکایی نداریم. مقاله منبع اطلاعات کالا و پیگیری داده اهمیت اتصال مشخصه به شاهد را بررسی می‌کند؛ نسخه سند، همان شاهد را دقیق‌تر مشخص می‌کند.
شماره نسخه با تاریخ دریافت برابر نیست
شماره یا عنوان بازنگری را ناشر سند تعیین می‌کند؛ تاریخ دریافت نشان می‌دهد سازمان چه زمانی به آن دسترسی پیدا کرده است. تاریخ بارگذاری نیز زمان ثبت در سامانه است. این سه مقدار ممکن است با هم فرق داشته باشند.
نرم‌افزار نباید از روی نامی مانند «نهایی جدید» یا زمان ذخیره فایل، نسخه معتبر را حدس بزند. اطلاعات ناقص باید آشکار بماند تا مسئول مربوط منشأ و ارتباط سند را بررسی کند. وجود یک فایل جدید، دلیل کافی برای کنار گذاشتن نسخه قبلی نیست.
مثال صنعتی: نقشه اتصال یک الکتروموتور
فرض کنید نقشه اتصال یک موتور در شناسنامه آن نگهداری می‌شود. فایل دیگری از تأمین‌کننده می‌رسد که ظاهر مشابهی دارد، اما مربوط به گزینه ساخت دیگری است. در این مثال فرضی، فعال کردن خودکار فایل تازه می‌تواند سند نامرتبط را در دسترس کاربر قرار دهد.
پیش از انتخاب نسخه باید مدل، دامنه کاربرد و منشأ سند بررسی شوند. اگر سند برای تعریف آیتم معتبر است، نباید بدون بررسی به تمام نمونه‌های تغییر‌یافته آن تعمیم داده شود. مدل کلاس، آیتم و سریال کمک می‌کند مدارک عمومی محصول از اطلاعات نمونه واقعی جدا بمانند.
نسخه فعال چه معنایی دارد؟
نسخه فعال، نسخه‌ای است که در محدوده تعریف‌شده سامانه برای استفاده انتخاب شده است. این انتخاب باید از صرف بارگذاری جدا باشد. همچنین «فعال» لزوماً به معنی تأیید تخصصی تمام محتوای سند نیست؛ سازمان باید معنای این وضعیت و اختیار مسئول مربوط را مشخص کند.
در مدیریت اسناد ایدنتو، نسخه‌های فایل تغییرناپذیرند و انتخاب نسخه فعال از بارگذاری جداست. دسترسی فعال‌سازی نیز مجوز مستقل دارد. این امکانات، پایه نگهداری سابقه و کنترل انتخاب‌اند؛ جای بررسی فنی مدل و کاربرد سند را نمی‌گیرند.
گذشته را حفظ کنیم، استفاده امروز را روشن کنیم
نگهداری نسخه قبلی به معنی توصیه به استفاده از آن نیست. سابقه قدیمی برای توضیح تصمیم گذشته لازم است، در حالی که نسخه منتخب امروز باید برای کاربر واضح باشد. نرم‌افزار باید هر دو نیاز را پاسخ دهد و دسترسی به آن‌ها را با نقش و قواعد سازمان هماهنگ کند.
اگر یک کار اجرایی به مدرکی وابسته است، بهتر است ارجاع آن نسخه مشخصی را نشان دهد، نه صرفاً پیوندی که همیشه آخرین فایل را باز می‌کند. این یک نیاز طراحی برای قابلیت بازسازی سابقه است. مقاله درخواست کار و دستورکار درباره اتصال تصمیم و اجرای کار توضیح می‌دهد.
فایل واقعی با لینک مرجع تفاوت دارد
ممکن است شناسنامه فقط نشانی یک سند بیرونی را نگه دارد. چنین لینکی تضمین نمی‌کند نسخه اصلی در اختیار سازمان است یا در آینده قابل دریافت خواهد بود. نرم‌افزار باید میان فایل نگهداری‌شده و مرجع بیرونی تفاوت بگذارد و نبود نسخه قابل دانلود را پنهان نکند.
همچنین تصویر مفهومی AI نباید مانند نسخه‌ای از نقشه سازنده ثبت شود. منشأ و نوع مدرک باید مستقل از شماره نسخه روشن باشند. مقاله تصویر AI و نقشه سازنده این مرز را باز می‌کند.
معیار یک شناسنامه مستند
برای هر سند، هویت، منشأ، ارتباط با کالا، نسخه‌ها و انتخاب فعال باید قابل بررسی باشند. تصمیم انتخاب یا تغییر نسخه نیز باید به مسئولیت روشن متصل شود. استاندارد ISO 7200 به فیلدهای اطلاعاتی سربرگ و کادر عنوان مدارک فنی می‌پردازد و اهمیت اطلاعات شناسایی مدرک را نشان می‌دهد. این اشاره به دامنه استاندارد است و ادعای انطباق نرم‌افزار با آن نیست. معرفی رسمی ISO 7200
در ایدنتو، نیاز مفهومی مدیریت مدارک این است که کاربر بداند سند را برای چه کالا و چه تصمیمی می‌بیند. پاسخ «کدام نسخه و چرا» ارزش بیشتری از انباشته شدن فایل‌های متعدد در شناسنامه دارد.