«موتور خط یک»، «الکتروموتور سه‌فاز» و «موتور ۷٫۵ کیلووات» ممکن است در یک سازمان به یک قطعه اشاره کنند. اما این عنوان‌ها به‌تنهایی برای تشخیص دقیق کافی نیستند. وقتی نام کالا به سلیقه نویسنده وابسته باشد، جست‌وجو دشوار و احتمال ساخت آیتم تکراری بیشتر می‌شود.
نام استاندارد کالا باید خلاصه‌ای خوانا از داده معتبر باشد. هدف این نیست که تمام شناسنامه فنی را در یک جمله جا بدهیم؛ باید ویژگی‌هایی را نمایش دهیم که به کاربر برای تشخیص و مقایسه کمک می‌کنند، در حالی که جزئیات در فیلدهای مستقل باقی می‌مانند.
نام، کد و مشخصات سه نقش متفاوت دارند
کد داخلی، شناسه پایدار آیتم است. نام، عنوان قابل خواندن آن و مشخصات، داده‌های ساختاریافته‌ای هستند که معنای فنی را روشن می‌کنند. تغییر ترتیب کلمات یا اصلاح نگارش عنوان معمولاً دلیلی برای تغییر کد نیست، به شرط آنکه هویت فنی تغییر نکرده باشد.
در ECLASS نیز کلاس کالا و ویژگی‌های آن اجزای مستقل مدل توصیف محصول هستند؛ ویژگی‌ها و مقدارشان پایه توصیف محصول را می‌سازند. این تفکیک، پشتوانه مفهومی نام‌گذاری از داده است. قالب پیشنهادی این مقاله یک سیاست سازمانی است و نباید با الزام رسمی ECLASS اشتباه گرفته شود. منبع: ساختار کلاس در ECLASS
یک قالب برای هر کلاس، نه یک قالب برای همه کالاها
ویژگی‌های مهم موتور با ویژگی‌های مهم واشر یکسان نیست. برای موتور می‌توان نوع، توان، ولتاژ نامی و سرعت نامی را در عنوان آورد؛ برای واشر ممکن است جنس و ابعاد تعیین‌کننده باشند. قالب باید بر اساس نیاز تشخیص در همان کلاس تعیین شود.
برای مثال، عنوان «الکتروموتور سه‌فاز، ۷٫۵ کیلووات، ۴۰۰ ولت، سرعت نامی ۱٬۴۶۰ دور بر دقیقه» نسبت به «موتور خط یک» قابل مقایسه‌تر است. عددها در این مثال فرضی‌اند و مقدار واقعی باید از پلاک یا مدرک معتبر خوانده شود. این عنوان هنوز همه ویژگی‌های انتخاب فنی، مانند نوع نصب یا شرایط محیطی، را پوشش نمی‌دهد؛ کاربر باید بتواند شناسنامه کامل را باز کند.
ترتیب و واحد را ثابت کنید
یک قالب خوب مشخص می‌کند نام پایه کدام است، چه ویژگی‌هایی نمایش داده می‌شوند، ترتیب آن‌ها چیست و مقدارها با چه واحدی نوشته می‌شوند. «۷٫۵ کیلووات» و «۷۵۰۰ وات» از نظر مقدار برابرند، اما نمایش یکسان آن‌ها مقایسه را آسان‌تر می‌کند. داده خام و واحد باید مستقل ثبت شوند تا تغییر قالب، نیاز به ویرایش دستی صدها عنوان نداشته باشد.
در شناسنامه فنی کالا درباره ثبت ویژگی‌های قابل مقایسه توضیح داده‌ایم. کیفیت عنوان به کیفیت همان داده‌ها وابسته است؛ قالب مرتب نمی‌تواند مقدار اشتباه را معتبر کند.
نام‌های محلی را حفظ کنید، اما در جای مناسب
نام‌هایی مانند «موتور خط یک» برای کاربران آشنا ارزش جست‌وجویی دارند، ولی ممکن است با جابه‌جایی تجهیز دیگر درست نباشند. این نام‌ها بهتر است به‌عنوان نام جایگزین، کاربرد یا رابطه نصب نگهداری شوند. عنوان مرجع نباید با هر جابه‌جایی فیزیکی تغییر کند.
جست‌وجو باید نام مرجع، نام محلی، کد داخلی و شماره فنی را پوشش دهد. تفاوت شماره فنی سازنده با کد داخلی نیز در مقاله MPN توضیح داده شده است. در ECLASS، مترادف‌ها نیز برای کمک به جست‌وجوی ویژگی‌ها جدا از نام ترجیحی تعریف می‌شوند؛ همین جداسازی یک الگوی مفید برای طراحی واژگان سازمانی است. منبع: مترادف در ECLASS
با اطلاعات ناقص چه کنیم؟
اگر ولتاژ یا جنس معلوم نیست، سامانه نباید مقدار حدسی وارد عنوان کند. لازم است نبود داده آشکار باشد و رکورد، متناسب با سیاست سازمان، وضعیت بررسی داشته باشد. حذف خاموش یک ویژگی مهم از عنوان ممکن است دو کالای متفاوت را یکسان جلوه دهد.
مسئول داده باید بتواند منبع هر مقدار و دلیل اصلاح آن را ثبت کند. بررسی مدارک، پلاک و نقشه بخشی از کیفیت داده پایه کالا است. نام استاندارد نتیجه این فرایند است، نه جایگزین آن.
اصلاح نام را با ادغام کالا اشتباه نگیریم
دو عنوان مشابه لزوماً دو آیتم تکراری نیستند. برعکس، دو عنوان متفاوت ممکن است به یک آیتم اشاره کنند. تشخیص تکرار باید بر مشخصات و مدارک تکیه کند؛ پس از اثبات هویت یکسان، سیاست ادغام کدهای تکراری اجرا می‌شود.
هنگام تغییر قالب عنوان، شرح تاریخی اسناد باید طبق قواعد سازمان حفظ شود. عنوان جدید برای نمایش امروز مفید است، اما نباید بدون سابقه، متن اسناد قطعی گذشته را تغییر دهد.
نرم‌افزار باید چه نیازهایی را پاسخ دهد؟
سامانه مناسب باید قالب نام را برای هر کلاس تعریف کند، عنوان را از ویژگی‌های تأییدشده بسازد و پیش از اعمال تغییر گسترده، پیش‌نمایش بدهد. نام‌های جایگزین باید قابل جست‌وجو بمانند و اصلاح دستی عنوان نیز باید قابل تشخیص باشد تا عنوان از مشخصات جدا نشود.
معیار موفقیت این است که کاربر بتواند دو کالا را سریع‌تر تشخیص دهد، به مشخصات معتبر برسد و با نام محلی هم رکورد درست را پیدا کند. نام استاندارد، پل میان هویت پایدار کالا و زبان روزمره کاربران است.